TCO - jak na to?

07. 09. 2017

TCO – jak na to?

Přístup řízení vozových parků s podporou TCO (Total Costs of Ownership) je stále rozšířen v českých firmách jen zřídka, ale potěšitelné je, že zodpovědní manažeři plně chápou jeho důležitost a význam a přijali fakt, že se jedná v současné době o nejobjektivnější metodu. Nikoliv dokonalou, taková nebude k dispozici nikdy, ale natolik dobrou, aby překonala veškeré dosud používané přístupy.

Společnost Fleet Partners zpracovala komplexní analýzu TCO pro český trh, shromáždila potřebná a dosud nedostupná data, a na tomto místě budou prezentována některá zásadní fakta, konkretizovaná pro český trh.

Zjednodušeně řečeno – kdo chce mít jistotu, že si vybere do svého fleetu správně (správné) vozy, se správným způsobem financování a správně nastavenými parametry (doba nájmu, nájezd), pak se bez znalostí o TCO jednotlivých variant neobejde. Pak dostanete i odpověď na zdánlivě nelogické otázky, jako například:

  • Proč zdánlivě velmi srovnatelná auta mají o dost rozdílnou cenu?
  • Jak je možné, že levnější auto je ve výsledku méně výhodné než auto dražší?
  • Jak je možné, že jedno ze dvou aut, která stála na počátku stejně, je na konci provozování až o 20% levnější na celkových nákladech?

Fleet management dnes

Fleet management jako takový je nákladová položka a sám o sobě firmě nevydělává peníze. Je tedy třeba vhodně vybalancovat jeho nákladovost a užitek pro firmu a zejména pak eliminovat možná rizika, a to jak finanční, tak bezpečnostní. Roli kvalitního fleet managementu tedy můžeme pojmout jako zabezpečení adekvátní mobility vlastních zaměstnanců v dostatečném, potřebném a přijatelném rozsahu a kvalitě za jasně daných, predikovatelných a garantovaných nákladů. Tyto předvídané náklady by se neměly příliš lišit od reality z důvodu přesného plánování rozpočtu na vozový park, respektive na výše uvedenou mobilitu vlastních zaměstnanců.

Často dochází (a z podstaty dnešního pojetí byznysu i bude docházet) k vnitrofiremním rozporům, když uživatelé požadují co nejnáročnější řešení a naopak management / vlastníci požadují naopak řešení co nejskromnější. Nasnadě je pak hledání kompromisního řešení, aby všechny strany byly spokojeny. Je zřejmé, že o konečném řešení vždy rozhoduje management, ale musí také brát v potaz, zda zaměstnanci dostávají služební vozidlo, které je pro danou pozici obvyklé. Pokud ne, v mnoha případech to může znamenat ztrátu zaměstnance a jeho odchod ke konkurenci.

Stále přežívají mýty a předsudky

Je překvapivé, jak silná je stále pozice řady předsudků, chybných premis a všeobecně rozšířených nepravd, které ve svém důsledku nejen že nevedou k efektivnímu fleet managementu, ale stojí za řadou nedorozumění a konfliktů mezi zákazníky a dodavateli. Ač je to téměř nepochopitelné, stále je podstatná část českého fleet managementu ve vleku následujících úvah, představ a mýtů:

  • Výběr nejlevnějšího dodavatele je nejvýhodnější
  • Existuje pouze  jedno univerzálně nejvýhodnější auto
  • Existuje pouze jedna univerzálně výhodná forma financování
  • Důležitá je cena na začátku, ne na konci
  • Malý dodavatel je riziko
  • Velký dodavatel je jistota
  • Všichni hrají fair play a mluví pravdu, když prodávají své služby a zboží
  • Přesná znalost celkových nákladů spojených s provozováním vozového parku není důležitá
  • Dodavatel vždy bere riziko na sebe a tento fakt nepromítne do ceny
  • Dodavatel něco dodá či provede zdarma
  • Auta se vyplatí provozovat co nejdéle
  • Extrémní tlak na cenu vede k efektivnímu fleet managementu
  • Dodavatel vždy dodržuje to, co na počátku ve výběrovém řízení slíbí

A jistě to nejsou zdaleka všechny argumenty z kategorie oněch nebezpečných.

Základní předpoklady pro dobrý fleet management

A přitom je to poměrně jednoduché, pakliže se oprostíme od výše uvedených argumentů a všeobecně rozšířených tvrzení, přijmeme namísto nich jiná a budeme sledovat následující logiku:

Pro každý účel užívání (typ vozu), pro každou dobu užívání (celková doba užívání vozu) i každou intenzitu užívání (roční nájezd) je výhodný jiný vůz a jiná forma financování.

Výhodnost je tedy kombinací několika proměnných, nelze opomenout žádnou z nich ani některou z nich nadřadit ostatním. Klíčovým ukazatelem tedy není ani pořizovací cena (tolik upřednostňovaná), ani výše slevy, ani výše měsíční splátky, ale jen a pouze náklad v Kč na 1 km mobility, jakožto integrální funkce konkrétního modelu, správně zvolených parametrů a dodavatele financování. V dalším ukážeme, že nejlevnější vůz není nejvýhodnější, ani že vůz s nejnižší měsíční splátkou není nejvýhodnější, a v některém z pokračování se dotkneme i faktu, že ani dodavatel s nejnižší nabídkou není nejvýhodnější.

Výše zmíněný odstavec je zcela zásadní pro dobrý fleet management. Lze namítnout, že u vozů pro TOP management nejde o náklad na 1 km mobility. Samozřejmě – jít může, ale taky nemusí. Hovoříme zde o největší části českých fleetů, tedy vozů, které mají za úkol dopravovat osoby či náklad v daném standardu a kvalitě, a zde samozřejmě na kilometrovém nákladu záleží. Není ani třeba zacházet do extrémů - lze dosáhnout nákladu 10 Kč/1 km u velmi dobrého vozu střední třídy (jsou-li dobře nastaveny parametry), ale také u vozu o dvě kategorie níže (jsou li parametry nastaveny špatně). Přitom rozdíl v pořizovací ceně vozů je více než 100%.

Shodneme se tedy na tom, že je klíčové dobře vybrat vozy a parametry jejich provozování, tedy dobu a proběh. Zpravidla je však vhodné začít z druhé strany – vím-li, že chci vozy mít ve firmě 3 roky a každý najede 35.000 km, mohu dle těchto parametrů najít pro každou kategorii vhodné vozy – značky, neboť třída je zpravidla předem dána pozicí uživatele. Ale i zde čekají záludnosti: pokud je některá značka výhodná pro roční nájezd 35.000 km, už nemusí být výhodná pro roční nájezd 60.000.

Zcela tak tedy padá další mýtus o unifikaci vozového parku. Jistě má své výhody, slevy jsou zajímavé, ale při podrobných propočtech lze zjistit, že je-li fleet poskládán striktně s ohledem na TCO, je to výhodnější než prostá unifikace do jedné značky či skupiny spřízněných značek. Tento přístup vede k mnohem lepším výsledkům než všudypřítomný cenový tlak na dodavatele všech úrovní.

Jistě, je to pracnější, a také se často složitě obhajuje vůči managementu, který chce o všem rozhodovat, ale má jen povrchní znalosti a dílčí informace, a proto často rozhodne tak, aby to příliš nevybočovalo od podobných rozhodnutí v minulosti. Tuší vlastníci a akcionáři, že je to proti jejich zájmům?

TCO vs. položky splátky

Každá tvrzení je vhodné podložit fakty – začneme v oblasti operativního leasingu.

Řada firem používá následující postup: nechá si předložit nabídky několika leasingových společností, poté je postupně zve a každou tlačí v dané položce tam, kde se objevila nejnižší nabízená položková cena. Metoda je to zajímavá, takřka by se dalo říci rafinovaná, ale těžko se díky ní něco získá, neboť logika kalkulací leasingových společností je zpravidla dost odlišná. Jak by jinak bylo na relativně malém českém trhu možné, aby se od sebe některé položky lišily až o 250%? Přitom rozptyl v celkové splátce je např. 25% (i to je hodně, ale o tom jindy), a proto „nákup podle položek“ zřídkakdy vede k cíli, má-li cílem být nákup služby operativního leasingu za dobrou cenu a zejména pak bezproblémový průběh celého obchodního vztahu.

Dle značky, modelu a režimu využívání představuje okolo 30% TCO náklady na palivo a okolo 40% TCO představuje amortizace vozidla včetně financování, kde je zohledněna vstupní investice, ztráta zůstatkové hodnoty vozidla a náklady na financování prostřednictvím cizích zdrojů. Podíl jednotlivých komponent nelze v této obecné rovině striktně vyčíslit, protože se liší dle kategorie vozu, intenzity a doby užívání. Ale v zásadě platí, že financování (včetně ztráty hodnoty) a palivo představují cca 70% celkových TCO (pro běžné modely). Snížením nákladů na palivo (spotřeba a způsob jízdy) o 15% a snížením zůstatkové ztráty o 10% (výběr vhodného vozu dle TCO) lze dosáhnout okamžité úspory kolem 10-15%. Taková výše úspory, podmíněná správným rozhodnutím a správným managementem spotřeby, není dosažitelná cenovým vyjednáváním s dodavatelem.

Úspora tedy nespočívá ve snížení ceny jakékoliv položky kalkulace, ale v harmonizovaném snížení potenciálních vícenákladů (zejména palivo a zůstatková hodnota). A toto je v rozhodnutí uživatele vozového parku. Zůstatková hodnota není funkcí výběru leasingové společnosti (ty mnohdy nabízejí velmi podivuhodné zůstatkové hodnoty), ale otázkou volby značek a modelů vozů zadavatelem výběrového řízení. Lze očekávat, že čím kvalitnější vůz z hlediska TCO bude poptáván, tím nižší budou celkové rozptyly ve finální splátce.

Jak lze také vypsat výběrové řízení

Dosavadní praxe při vypisování výběrových řízení je povětšinou následující: zadavatel po interní diskusi stanoví, kolik a jakých vozů chce přidat do svého parku, nebo jimi chce nahradit staré vozy. Zpracuje více či méně obsažnou a konkrétní zadávací dokumentaci a rozešle ji na 3 až 18 (ano, i to se v ČR přihodilo) společností, poskytujících operativní leasing. Obdrží nabídky, zpravidla včas, ale přibližně třetina až polovina z nich je v jiné struktuře, než zákazník požadoval – obchodník leasingové společnosti prostě neměl tolik profesionality, aby respektoval požadavky zákazníka. Není se čemu divit, když takové nabídky jsou rovnou z výběrového řízení vyloučeny. Pak probíhají další kola, až se zpravidla vítězem stane firma, která nabídla nejnižší splátku a je alespoň trochu důvěryhodná.

Ale lze to udělat i jinak: každá dobře řízená firma musí vědět, kolik zdrojů je k dispozici na potřebnou (případně i požitkovou) mobilitu zaměstnanců, kolik jich je a jakou kvalitu (technickou, bezpečnostní, třeba i imageovou) a v jakém objemu potřebují čerpat. Jako příklad lze uvést následující zadání:

„Potřebujeme 18 vozů nižší střední třídy v provedení kombi, s dieselovým motorem s výkonem mezi 70-85 kW, alespoň manuální klimatizací, alespoň 4 airbagy, ABS, ESP systémy, litými koly, mlhovkami, metalickou barvou tmavší modré,….atd.

Každý z těchto vozů ujede ročně 33.000 km. Rozpočet na 1 km každého vozu je do 5,10 Kč.“

Znamená to jediné – zadávací firma zná dobře své náklady na mobilitu, chce mít garantovánu její výši a neřeší, vozy jaké značky či jak dlouho budou lidé jezdit (dobu nájmu je samozřejmě vhodné omezit např. na 4 roky – jak je vidět dále, prodlužování doby nájmu nepřináší pozitivní ekonomický efekt).

TCO versus pořizovací cena

Jak bylo výše zmíněno, náklady na financování (alias pokles ceny) a pohonné hmoty tvoří většinu celkových nákladů, nejsou však pro všechny segmenty stejné. A zdaleka neplatí, že TCO je v přímé souvislosti s pořizovací cenou – naopak, často jsou tyto dva údaje dosti protichůdné. A aby to nebylo tak jednoduché, zdaleka také neplatí, že pokud je jedna značka v jednom konkrétním segmentu nejvýhodnější pro nájezd 90.000 km v průběhu tří let, je výhodná i pro nájezd 120.000 v průběhu 4 let či pro jinou kombinaci nájezdu a doby nájmu.

Zmínění srovnání se týká typicky vybavených vozů kategorie C, v obdobné motorizaci, stejné karosářské variantě, obdobné bezpečnostní i komfortní výbavě, pro nájezd 120.000 km v průběhu 3 let. Vyplývá z něj mimo jiné následující:

  • Dva vozy mají stejnou cenu za 1 najetý km, cenový rozdíl mezi nimi je však téměř 10%
  • Dva vozy mají shodnou cenu, rozdíl v nákladech na 1 km je však téměř 8%
  • Maximální zůstatková hodnota nepatří k vozu s nejvyšší cenou (nejnižší však k vozu s nejnižší cenou náleží)

Přestože se náklady na ujetý 1 km i celkové TCO liší mezi srovnávanými vozy o shodných 11%, dosahuje rozdíl mezi nejlevnějším a nejdražším vozem na vstupu 24%, rozdíl zůstatkových hodnot dokonce 30% a rozdíl měsíční splátky 19%. Jak je zřejmé, ani 24% cenový rozdíl na vstupu nemá v TCO dostatečnou sílu na to, aby významně danou značku favorizoval – lze tedy říci, že významný rozdíl v pořizovacích cenách vozů:

  1. neříká téměř vůbec nic o jejich celkové ekonomické výhodnosti a tudíž by pořizovací cena vozu neměla být považována za hlavní kritérium pro výběr
  2. v případě nápadně nízkých cen by měl spíše varovat, neboť dodavatel ví, že jeho vůz je z hlediska TCO špatně konkurenceschopný a k dosažení alespoň částečné konkurenceschopnosti musí nasadit neadekvátně vysokou slevu
  3. zdaleka nemusí znamenat adekvátní udržení zůstatkové hodnoty ve stejných relacích jako jsou vůči sobě pořizovací ceny

Pokud dále srovnáme TCO pro jednotlivé segmenty vozů a uvedeme jejich průměrné hodnoty pro celý český trh, pak zjistíme, že kilometrová cena se v jednotlivých segmentech drží v konkrétním intervalu a je dobrým srovnáním pro konkrétní provozní zkušenosti jednotlivých fleetů. Tabulka ukazuje cenové rozpětí za 1 km pro 4 různé segmenty vozů, přičemž v každém z nich bylo hodnoceno 3 – 7 značek. Toto srovnání odpovídá 120.000 km, najetým v průběhu 3 let (v tabulce jsou uvedeny průměrné hodnoty za segment, nikoliv za uvedený typický model konkrétní značky):

Segment vozu

Průměr

Minimum

Maximum

Rozdíl v % - Kč/1 km

Rozdíl v % - vstupní cena

Segment B (typický představitel: Škoda Fabia)

4,30

4,17

4,48

7%

30%

Segment C (typický představitel: Škoda Octavia)

5,74

5,34

6,12

13%

24%

Segment D (typický představitel: VW Passat)

8,37

7,59

10,19

25%

25%

Segment E (typický představitel: A6)

14,17

12,04

16,29

26%

26%

Z výše uvedených dat je vidět několik důležitých skutečností (pozor na fakt, že při jiném nájezdu a jiné době užívání budou údaje odlišné):

  • Největší nelinearita panuje v segmentech B a C – vysoký rozdíl ve vstupní ceně vede pouze k dílčímu snížení  TCO, neboli v nákladech na 1 km
  • Porovnání nákladů na 1 km mezi segmenty vozů nemusí odpovídat rozdílu vstupních cen; platí pravidlo, že čím vyšší je segment, tím je vyšší podíl financování/amortizace na celkovém TCO (neboli ztráty zůstatkové hodnoty), ale neplatí to obecně u všech značek
  • Z údajů vyplývá jakýsi benchmark pro porovnání ekonomiky vlastního fleetu. Tyto údaje samozřejmě k adekvátní analýze nepostačují, je třeba znát údaje TCO i pro další doby nájmu a nájezdy a pro jednotlivé konkrétní modely.

Pokud tedy vezmeme dva vozy ze segmentu C, z nichž jeden jezdí za 5,42 a druhý za 5,88 Kč/1 km, při ročním proběhu 40.000 km a 20 vozech ve fleetu je rozdíl v ročních nákladech téměř 400.000 Kč. Investice do analýzy TCO ve vlastním fleetu se tedy vrátí ještě v první čtvrtině celkové doby užívání vozů.

Skladba položek TCO

Podívejme se nyní na skladbu TCO u vozů jednotlivých segmentů (od segmentu B až po segment E).

Skladba položek TCO není stejná ani u jednotlivých značek jednoho konkrétního segmentu. A opět, aby to nebylo tak jednoduché, zdaleka také neplatí, že pokud je jedna značka v jednom konkrétním segmentu nejvýhodnější pro nájezd 90.000 km v průběhu tří let, je výhodná i pro nájezd 120.000 v průběhu 4 let či pro jinou kombinaci nájezdu a doby nájmu.

Platí však, že pro jednotlivé segmenty se liší zastoupení jednotlivých položek TCO. V následující tabulce jsou uvedeny jednotlivé položky vždy pro jednoho typického zástupce konkrétního segmentu, a to pro nájezd 120.000 km v průběhu 3 let (pro jiné doby provozování a jiný nájezd se bude celkové TCO i poměrné zastoupení jeho komponent samozřejmě lišit):

 

Segment B

Segment C

Segment D

Segment E

Amortizace a úrok

34%

44%

49%

57%

Administrativní náklady

2%

1%

1%

1%

Povinné ručení

2%

2%

3%

2%

Havarijní pojištění

4%

6%

7%

11%

Asistenční služba

1%

1%

0%

0%

Náklady na servis

10%

9%

10%

8%

Pneumatiky

6%

5%

7%

6%

Daně a poplatky  

2%

2%

2%

0%

Náklady na PHM [Kč]

40%

29%

22%

16%

CELKEM TCO v Kč (bez DPH)

       502 696   

   572 195   

    769 723   

    1 364 457   

Jak je vidět, souhrnný podíl poklesu zůstatkové hodnoty / financování a PHM představuje u segmentu B 74%, u segmentu C 73%, u segmentu D 71% a u E pak 73%. Čím menší vůz, tím jsou vyšší možné úspory přes pohonné hmoty, a naopak – čím dražší vůz, tím je důležitější dbát na správnou volbu kvůli minimalizaci poklesu zůstatkové hodnoty. Náklady na servis a pneumatiky jsou pro všechny segmenty srovnatelné, stejně jako povinné ručení (v procentuálním vyjádření celkových TCO).

Obměnit, či počkat?

Úvahy o celkové době provozování vozů ve fleetu patří k jedněm z nejčastějších. Dvě třetiny vozů v českých fleetech dosahuje stáří do 4 let, podíl vozů tříletých a čtyřletých je 54%, podíl vozů starších 6 let je méně než 18%. To je naštěstí ve velkém rozporu s průměrným stářím vozů na českých silnicích, které je více než 10 let a stále se zvyšuje. Fleetové vozy tedy stahují průměrné stáří významně dolů a obrázek o nefleetových vozech je pak ještě méně příznivý.

Nejčastějším dilematem je rozhodováním o době provozu mezi 3 a 4 roky, záleží přitom samozřejmě na kategorii vozu a jeho ročním nájezdu. Podíváme-li se však na jeden z typických českých fleetových vozů s ročním proběhem 40.000 km, a porovnáme-li celkovou cenu za 1 km pro tříletý a čtyřletý cyklus, zjistíme, že tento rozdíl je takřka nerozeznatelný: zatímco pro tříletý cyklus vychází 1 km mobility na 4,68 Kč, pro čtyřletý cyklus je tato hodnota 4,57 Kč, tedy o 11 haléřů méně, což odpovídá procentuálnímu rozdílu 2%. To je sice jakási úspora, ale mnohem zajímavější úrovně úspor lze dosáhnout jinými prostředky než prodloužením doby nájmu. Pokud není zcela srozumitelné, proč je to možné, odpověď je nasnadě – jednak do hry vstupuje prudší pokles zůstatkové hodnoty staršího a více ojetého vozu, a také riziko zvýšených servisních nákladů, nekrytých zárukou. Ani prodloužená záruka není řešením, neboť poté převažuje opět pokles zůstatkové hodnoty a mimo to i vyšší spotřeba paliva staršího vozu oproti modernějšímu – dnes je běžné, že stejné vozy mají o deset i více procent nižší spotřebu než jejich o tři roky starší předchůdci, nemluvě o pokroku v technologiích, vyšším bezpečí, pohodlí, jízdních i užitných vlastnostech, moderním vzhledu atd. Je samozřejmě vhodné v každém případě dilematu „prodloužit dobu nájmu či nikoliv“ provést analýzu, založenou na TCO, a až poté se rozhodnout se zvážením všech pro a proti.

Jistě, jsou situace, kdy se prodloužení doby provozu může vyplatit, ale opět podotkněme, že se bavíme o většinových vozech a u těch toto pravidlo platí téměř bezvýhradně.

Konkrétní příklad využití TCO v praxi – případová studie

Pro demonstraci funkčnosti metody TCO použijeme příklad české firmy z oblasti IT;tento příklad je starý necelé dva měsíce, tedy takřka současný. Firma dlouhodobě provozovala vozy kategorie C v počtu cca 30. Tvořily ji vozy značky „A“ – protože byla nejlevnější v pořizovací ceně. Když si zodpovědní manažeři dali dohromady data, zjistili, že to stojí docela hodně – vozy byly provozovány 4 a více let, byly nutné opravy mimo záruky, to způsobovalo prostoje atd. Pořizovací cena vozu „A“ byla 310.000 Kč (bez DPH, po slevě).

Firma se rozhodla na základě podkladů pro TCO přejít na vozy značky „B“ - s pořizovací cenou 355.000 Kč (bez DPH, po slevě) - tedy o 15% vyšší než v případě značky „A“.

Současně převedla vozy do režimu operativního leasingu a všechny tyto kroky vedly ke snížení kilometrové ceny z 5,93 Kč na 5,62 Kč. Toto snížení nevypadá jako podstatné, ale při této velikosti vozového parku, kde je průměrný roční nájezd 40 000 km firma ušetří ročně 372 000 Kč. Dále firma získala čas (neřeší provozní záležitosti), zbavila se problémů s auty a svým lidem dala vozy prestižnější značky (ve vnímání uživatelů) a přesto vše ještě snížila náklady.

Ovšem na počátku musela být odvaha prosadit a zdůvodnit nákup vozů o 15% dražších, což by bez znalosti TCO bylo zcela neprůchozí. Resumé: firma přešla na dražší vozy, financovala je dražším (ve vnímání veřejnosti) způsobem, a přesto získala…

Limity přístupu TCO

Přístup dle TCO má samozřejmě i své limity. Mezi nejpodstatnější patří nejistota ohledně vývoje zůstatkových cen (ale to se týká i jiných forem rozhodování) a nejistota ohledně vývoje cen pohonných hmot (ale i toto je společné dalším metodám volby). Metoda TCO tedy není zatížena žádným jiným koeficientem chybovosti, než jakákoliv jiná metoda, ale nadto užívá řadu předpokladů a přístupů, které jiné metodiky nezohledňují. Zkrátka není důvod metodu TCO nepoužívat, záleží-li Vám na ceně, kterou Vás stojí mobilita vašich zaměstnanců. Pakliže však chcete Vaše náklady dlouhodobě držet na co nejvýhodnější úrovni, bez využití TCO se nelze obejít.

© Všechna práva vyhrazena. Publikování, přetištění či šíření obsahu nebo jeho částí jakýmkoliv způsobem v českém či jiném jazyce je bez předchozího písemného souhlasu zakázáno.